Quel contenu présenter ? En combien de pages ? Avec des illustrations ? Qu’est-ce que je mets en annexe? Un rapport à rédiger pendant le stage ou après ?
Des réponses et conseils concrets basés sur mon expérience et, comme toujours, sur les objectifs indiqués dans les référentiels de votre formation professionnelle.
Vous êtes en formation professionnelle, Vous avez trouvé votre stage – pas encore ? retrouver des conseils ici – et vous allez rédiger, peut-être pour la première fois, un rapport, un rapport de production.
Une première peut-être mais pas une dernière. Dans votre future activité vous aurez probablement à présenter à votre direction l’avancement de tel plan d’action ou d’amélioration continue. La formation professionnelle est un apprentissage de la maîtrise des outils qui seront nécessaires à l’exercice de votre futur métier.
Rapport de production… c’est un rapport de stage?
Non, en fait pas du tout…
…Ne partez surtout pas en stage avec cette erreur assez classique en tête. Contrairement à un rapport de stage dit ouvrier dans lequel vous présentez l’entreprise et ce que vous avez observé pendant ces quelques semaines, le rapport de production a pour objectif de présenter vos actions pendant le stage en réponse à un objectif professionnel de l’entreprise choisi avec votre tuteur.
Des conseils en 4 temps :
En bonus :
Pour être plus concret, nous allons appliquer les conseils au titre TSMEL. La méthode est applicable à probablement tous les titres professionnels.
La référence : le REv, le référentiel d’évaluation du titre
Quels sont donc les objectifs de mon stage? Pour y répondre vous avez regardé la rubrique « Informations complémentaires concernant le questionnement à partir de production(s) : » du Référentiel d’Evaluation (REv). Plus de conseils pour réussir son stage dans cet article.
Comment rédiger mon rapport de production? Que doit-il contenir? C’est dans la même rubrique que nous allons trouver nos réponses. Tout, ou presque, y est indiqué.
Evaluation du titre TSMEL, extraits du REv
A l’oral :
Rédaction des rapports de production:
Le document vous donne aussi des informations sur le contenu des 2 rapports de production. Regardons par exemple pour le stage 1 (compétence 4) :
Bonne nouvelle, le référentiel nous donne le plan de notre rapport de stage 1, en 4 parties dont les 3 étapes du déroulement du stage.
Le plan du rapport de production
4 parties principales auxquelles nous ajoutons de façon classique une page de garde, un sommaire, une introduction, une conclusion et des annexes.
Reprenons chaque partie…
Page de garde :
Contenu : joliment agencés, le titre de votre titre professionnel, l’organisme de formation, Vos prénom et nom, la compétence concernée et Le titre de votre stage et éventuellement une « base line », une phrase d’accroche. (A ne pas comptabiliser dans les 7 000 à 11 000 caractères)
Sommaire :
Même si votre rapport n’est pas très long, un sommaire avec le titre des chapitres et leur numéro de page est bien vu. L’objectif principal du sommaire est de tout de suite montrer en quelques lignes à votre jury votre logique, votre raisonnement.
Le sommaire étant souvent court – 1/2 page – profitez-en pour ajouter sur cette même page quelques remerciements : à la direction du service ou de l’entreprise, au(x) tuteur(s) de stage, aux équipes (en générale, sans mentionner les noms), et à votre formateur. (A ne pas comptabiliser dans les 7 000 à 11 000 caractères)
Introduction :
Votre introduction est courte. Toujours lue par votre jury, votre objectif est de donner envie de lire la suite du contenu.
Présenter brièvement le service d’exploitation logistique concerné
C’est le mot « Brièvement » qui est très important. Un seul paragraphe suffit. Oui, seulement! Ne perdez pas de temps, ni de caractères, à présenter une entreprise que le jury connait probablement déjà. Focalisez-vous sur le service concerné : quelles sont les données importantes et comment présenter en quelques mots son fonctionnement (un schéma?). Uniquement des informations nécessaires à la compréhension de la suite de votre présentation.
Etape 1 : décrire en quoi les actions qu’il a menées ont permis de repérer et d’identifier un dysfonctionnement ou une dérive et d’en identifier les causes.
Etape 1 du stage : à vous de démontrer la pertinence du sujet choisi et d’expliciter les méthodes acquises en formation que vous avez appliquées pour en analyser les causes. La pertinence du choix d’un tel dysfonctionnement est aussi liée à… Son surcoût éventuel? A une perte de temps et de productivité? A des problèmes de sécurité? …
Etape 2 : présenter des actions correctives, de la stratégie de communication auprès des différents interlocuteurs
Etape 2 du stage : c’est la partie centrale de votre rapport. Quelles sont les actions que vous proposez et mettez en action pour réduire le(s) dysfonctionnement(s). La stratégie de communication est aussi importante et souvent minimisée.
Etape 3 : analyser les effets produits par les actions correctives sur l’exploitation
Avoir bien analysé un problème, avoir proposé et mis en pratique des solutions, c’est bien. En quoi tout cela a cependant amélioré le fonctionnement du service? Quels gains pour l’entreprise ou le service? Montrez que vous avez intégré cette notion centrale dans l’exercice de votre futur métier. Vos propositions, vos idées ont-elles eu un impact positif ? Probablement mais comment avez-vous pu le mesurer. C’est dans cette partie que le jury est sensible à des données chiffrées, factuelles, avant/après et autres sur l’efficacité de vos propositions et actions.
Conclusion
Toujours lue, développez-y, en 1 ou 2 paragraphes courts, vos conclusions concernant votre sujet. Vous pouvez éventuellement, en une phrase, évoquer une idée de prolongement de votre action si votre mission avait été plus longue. Vous pouvez aussi évoquer une autre thématique qui vous aurait aussi intéressé dans l’entreprise. (Ne la mentionnez que si vous avez une solution pertinente à proposer à l’oral!)
Annexes
Vaste sujet que les annexes !
Cette dernière section n’est ni limitée en nombre de caractères ni en nombre de pages. C’est souvent là que les candidats déposent un grand nombre de schémas, photos et autres tableaux plus détaillés qui pourront notamment servir d’illustrations à leur propos lors de l’oral. Conseil : Limitez-vous tout de même à 5 /10 pages. Au-delà cela ne sera pas lu.
Cette application des consignes des référentiels s’adapte aux spécificités du second stage TSMEL et doit pouvoir s’adapter aux autres stages des titres professionnels. (Je ne les connais pas tous, loin de là!)
Conseils de rédaction :
4 à 8 pages, cela peut paraître court et c’est à la fois long pour un jury qui va en consulter parfois jusqu’à 2 x 10 (candidats). Il est donc astucieux de faciliter la lecture des jurés et de mettre en avant les éléments principaux et les points forts de votre rapport. Quelques conseils :
Forme :
- Votre sommaire – parties et sous parties – doit montrer votre logique, votre méthode de travail.
- Privilégiez des plans, schémas, plannings, des graphiques et tableaux.
- Evitez les phrases trop longues. Mieux vaux enchainer 2 ou 3 phrases courtes qu’une phrase longue comme un paragraphe et ses « et », « mais », « ce qui implique que », difficiles à construire!
- Quel est votre état d’esprit avant de vous lancer dans la lecture d’une page remplie de texte avec des paragraphes longs? Pourquoi le jury réagirait différemment! Aérer et limitez votre rédactionnel.
- Privilégiez des listes avec des puces (tirets) à de longues phrases.
- Vous êtes un créatif ! Bien mais restez sobre dans votre mise en page. Montrez cependant un minimum de maitrise d’un traitement de texte type Word. Des numéros de pages peuvent être utiles à l’oral : « il y a un tableau en annexe page x »
- Apprenez à attirer l’attention du jury sur les points forts de votre stage, les points les plus importants de votre rapport, ceux que vous avez envie d’aborder à l’oral.
- Attirer l’attention du jury sur vos fautes d’orthographe n’est pas une bonne option! Relisez-vous et faites-vous relire.
Contenu :
- Privilégiez des chiffres : des données pures – quantité, CA, € et des données traitées : progression de X %, % de …
- Pour commenter un tableau : à l’écrit, choisissez quelques données principales que vous commentez en 1 ou 2 phrases. A l’oral vous pourrez entrer plus dans les détails selon vos échanges avec le jury.
- Utilisez le vocabulaire de votre secteur d’activité. Par contre sachez le définir à l’oral! Reprenez du vocabulaire de la formation et extrait de la présentation de la compétence concernées dans votre REAC
- Citez et montrez l’application de méthodes vues en cours : Réseau Pert, Ishikawa…
- Anticipez l’oral : votre rapport sera un support d’appui pendant l’oral. Placez en annexe un ou deux schéma ou tableau que vous trouvez pertinent de commenter plus tard à l’oral
Planning : organiser la rédaction du rapport de production
Quand rédiger son rapport de production? Quelques conseils pour les procrastinateurs (et ceux qui anticipent beaucoup!)
Avant le stage :
Je vous conseille de préparer la rédaction avant le stage. Comme indiqué dans l’article Comment réussir son stage je vous suggère d’anticiper les informations et éléments qui seront nécessaires à la rédaction du rapport de production et à votre oral. Listez par exemple de premières questions à poser et vos besoins – données, procédures, organisation interne de l’entreprise -. Préparez des todo lists !
Pendant le stage :
Etablissez un planning avec votre tuteur pour mener à bien votre mission dans la durée du stage. Prenez des notes en journée et le soir qui vous serviront après le stage. Quand le projet est bien avancé – la dernière semaine? – commencez à pré-rédiger votre rapport en partant du plan du référentiel. Anticiper vos besoins. Votre objectif avant la fin du stage : avoir récupéré toutes les données et informations nécessaires et les avoir validées avec votre tuteur. (Sachez profiter de son expérience logistique sur le contenu.)
Au retour en formation :
En retour au centre de formation, vous devez être autonome de l’entreprise et de votre tuteur. C’est le moment de finaliser la rédaction de votre rapport. Votre formateur insèrera probablement du temps pour la rédaction dans votre planning de retour en formation. Prévoyez cependant, selon votre niveau et vos objectifs qualitatifs, de consacrer aussi du temps hors heures de formation.
Votre formateur vous donne une date limite de remise du rapport final? Logique car ce sera le cas en entreprise. Par ailleurs profitez d’avoir encore toutes les informations concernant votre projet en tête pour finaliser rapidement la rédaction. Ne la bâclez pas, n’en faites pas non plus 20 versions car vous êtes exigeant avec vous-même!
Vous avez plusieurs stages et donc autant de rapports de rapports de productions. Rassurez-vous le premier sera le plus compliqué à rédiger!
Foire aux questions (Annexe!)
Oui, moi aussi je peux utiliser la technique des annexes !
